Demo các nghiệp vụ chính của KeyStay
Chọn nghiệp vụ để xem từng bước thực hiện trên KeyStay. Bấm vào một bước để xem chi tiết.
KháchPhạm Nam · 0912 •• •• 88
ĐếnHôm nay 14:00
ĐiMai 12:00
Loại phòngDeluxe · còn 3 phòng trống sạch
Số khách2 người lớn, 1 trẻ em
Lễ tân nhập giờ đến, giờ đi, loại phòng, số khách. Danh sách chỉ hiện phòng còn trống trong đúng khoảng giờ đó; phòng đang sửa không xếp được.
Theo giờ: 2 giờ đầu + 20 giờ tiếp1.450.000 ₫
Qua đêm (rẻ hơn, tự chọn)550.000 ₫
Phụ thu thêm 1 trẻ em80.000 ₫
Khách trả630.000 ₫
Giá tự tính theo bảng giá của cơ sở. Ở quá ngưỡng giờ thì tự chuyển sang qua đêm cho khách. Bấm “Vì sao 630.000 ₫?” để khách xem từng dòng, không phải cãi nhau.
Giữ chỗ tới hôm nay 12:00 Có hạn
Đặt cọc 300.000 ₫ · Chuyển khoản Đã thu
Còn phải thu khi trả phòng: 330.000 ₫ Còn nợ
Tin Zalo xác nhận đặt phòng cho khách Đã gửi
Giữ chỗ có hạn, cọc ghi vào folio của đặt phòng. Phòng trống trên OTA giảm ngay khi đặt. Có module CSKH thì khách nhận tin Zalo xác nhận.
Máy quét USB ở quầy, hoặc camera điện thoại Android
Lễ tân đưa mã QR trên thẻ vào máy quét. Không gõ tay số giấy tờ, họ tên, ngày sinh, địa chỉ.
Họ tênLê Thị Hoa
Ngày sinh12/04/1988
Giấy tờCCCD ••••0111
Thông tin tự điền, KeyStay nhận ra khách đã từng ở. Số giấy tờ được mã hoá, nhân viên chỉ thấy 4 số cuối.
Lê Thị Hoa · P203 · CCCD Chưa khai báo
John Smith · P301 · Hộ chiếu Chưa khai báo
Trần Bình · P201 · CCCD Đã khai báo
Cuối ngày xuất một file cho mọi khách mới, cả người Việt Nam và người nước ngoài, tải lên trang khai báo rồi đánh dấu đã khai báo. Chuông nhắc khi còn khách chưa khai báo.
Agoda · Nguyễn An · Deluxe · 28–30/10Mới
Tiền phòng 2 đêm 1.240.000 ₫ vào folioTự ghi
Agoda thu hộ · thanh toán tự ghi nhậnTự ghi
Booking.com · huỷ BK-0988Đã huỷ
Booking mới, sửa, huỷ từ OTA tự thành đặt phòng, có tiền phòng trên folio. Lễ tân không phải gõ lại.
Booking chưa có phòng nằm ở làn “Chưa gán”, không bao giờ bị ẩn. Kéo vào phòng trống là xong; hệ thống không cho xếp trùng.
Booking.com · còn 2 phòngĐã cập nhật
Expedia · còn 2 phòngĐã cập nhật
Trip.com · còn 2 phòngĐã cập nhật
Phòng trống trên các OTA còn lại giảm theo. Mỗi giờ KeyStay so lại với từng kênh, chỗ nào lệch thì tự gửi lại và báo quản lý.
Tiền phòng 24/10 · Superior550.000
Tiền phòng 25/10 · Superior650.000
Trả muộn 2 giờ · phụ thu100.000
Ăn sáng · 2 người × 2200.000
Đã cọc · chuyển khoản−550.000
Còn phải thu950.000 ₫
Bấm Trả phòng, KeyStay tính lại tiền theo giờ ra thực tế, cộng phụ thu trả muộn theo cấu hình cơ sở, rồi mở ngay bước thu đúng số còn lại.
Tiền mặt · Két quầy 600.000 ₫
Chuyển khoản · Vietcombank 350.000 ₫
Phòng 202 · Phạm Nam
950.000 ₫
Chín trăm năm mươi nghìn đồng
Thu nhiều phương thức, mỗi khoản vào đúng tài khoản nhận tiền. In phiếu khổ K80 hoặc A4. Khoản đã thu không sửa, không xoá được.
Hoá đơn GTGT P202
Dịch vụ lưu trú1.300.000
Dịch vụ ăn uống200.000
Tổng thanh toán1.500.000 ₫
✓ Đã có mã CQTP202 · Dọn trả phòng · giao Mai (buồng phòng) Việc mới
Hoá đơn điện tử tự xuất theo cấu hình, số tiền khớp folio từng đồng. Phòng chuyển sang chờ dọn, nhân viên buồng phòng nhận việc trên điện thoại.
Tiền mặt theo sổ12.450.000 ₫
Tiền mặt đếm được12.450.000 ₫
Chuyển khoản trong ca8.300.000 ₫
Chênh lệch0 ₫
Đóng ca bắt buộc nhập số tiền đếm được. KeyStay cộng sẵn theo từng phương thức; lệch bao nhiêu được ghi lại kèm người đóng ca.
Tiền mặt bàn giao 12.450.000 ₫
Phiếu chi trong ca: 2 phiếu, có ảnh chứng từ 350.000 ₫
Việc còn lại: P305 khách trả muộn Ghi chú
Bàn giao có biên bản. Phiếu thu, phiếu chi đính kèm ảnh hoặc PDF chứng từ, sổ quỹ theo từng tài khoản.
Công suất78%
Doanh thu phòng14,2 triệu
Khách không đến (tự đánh dấu)1
Phòng trống lên OTAĐã cập nhật
Chốt ngày tự chạy theo giờ bạn đặt. Khách không đến được đánh dấu, ngày đã chốt thì không ai sửa được số tiền.
Chủ cơ sở xem trên điện thoại: doanh thu, công suất, tiền đã thu, so với cùng thứ tuần trước và cùng ngày năm trước. Chọn từng cơ sở hoặc tất cả.
Deluxe 28/10 đã hết phòng khi booking về.
Việc cần bạn quyết được gom một chỗ và đẩy thông báo về điện thoại: bán vượt phòng, công ty vượt hạn mức nợ, hoá đơn lệch, ticket khẩn.
Không có báo cáo sẵn thì hỏi KeyAgent. Câu trả lời lấy từ số liệu thật của cơ sở bạn được xem.
- 6 khách đến, 2 chưa xếp phòng
- P202 còn nợ 850.000 ₫
- 3 khách đang ở chưa khai báo lưu trú
Mỗi sáng KeyAgent gửi kết quả hôm qua và việc hôm nay. Bạn chọn giờ gửi và nội dung muốn nhận, trên ứng dụng hoặc Zalo.
Công suất tháng 11 dự kiến 48%, thấp hơn cùng kỳ 15 điểm.
- Giảm chủ yếu trên Booking.com, ngày thường
- Giá Deluxe ngày thường tăng 12% từ 01/11
- Điểm đánh giá giảm do 3 phản hồi về điều hoà
KeyAgent tự theo dõi và báo khi số liệu bất thường, tách nguyên nhân theo kênh, loại phòng, ngày trong tuần, giá. Mỗi con số có link tới báo cáo gốc.
Dự kiến tăng đặt mới, giảm nhẹ giá bình quân
Nhắm 240 khách đã đồng ý nhận tin
Tạo việc cho kỹ thuật
Mỗi phương án nói rõ làm gì, tác động ước tính và rủi ro. Bạn chọn một hoặc nhiều, sửa thông số nếu muốn.
Bạn quyết, KeyAgent chuẩn bị sẵn. Đổi giá, gửi tin cho khách, chi tiền luôn ở dạng nháp chờ bạn duyệt; không có gì tự chạy khi chưa có bạn đồng ý.
KeyAgent báo lại kết quả sau 7 và 14 ngày và ghi nhớ lựa chọn của bạn để lần sau đề xuất sát hơn.
Số liệu trong demo là ví dụ minh hoạ.
Bắt đầu với KeyStay
1. Tạo tài khoản
Đăng ký, đặt tên đơn vị và cơ sở. Giờ nhận, trả phòng, ca, giá ngày thường và cuối tuần có sẵn mặc định.
2. Thêm phòng và giá
Nhập tay hoặc từ file Excel mẫu: loại phòng, phòng, bảng giá, dịch vụ, công ty.
3. Mời nhân viên
Gửi link mời theo vị trí: lễ tân, buồng phòng, quản lý. Mỗi người chỉ thấy phần việc của mình.